מכתב הערכה לעובד הוא דרך מעולה להראות לעובדים ולעובדות שלכם שאתם שמים לב להשקעה המרובה שלהם במקום העבודה ומעריכים אותה מאוד. במקרים רבים, מכתבים אלו יכולים לשפר את יחסי העובד-מעביד במקום העבודה ולהעניק לעובדים במקום תמריץ נוסף לעבוד קשה. על אף שנשמע שמדובר בפורמט די פשוט, לבעלי עסקים ומעסיקים רבים יש עדיין שאלות בנוגע לכתיבת ושליחת מכתב זה. במידה וגם אתם סקרנים, אנחנו מזמינים אתכם להמשיך ולקרוא.
באילו מקרים נהוג לכתוב מכתב הערכה לעובד?
אין חוק במדינת ישראל שמסדיר באילו מקרים נהוג להעניק מכתב הערכה לעובד, כך שהכל נתון להחלטתכם. עם זאת, אנחנו שומעים על מעסיקים רבים שמחליטים להעניק מכתבי הערכה לעובדים שלהם במקרים הבאים:
- ביצוע מכירה משמעותית שתרמה לחברה
- וותק של שנים רבות בחברה
- ביצוע משימה/ ניהול מצב לחץ בצורה יוצאת דופן
- תרומה משמעותית לחברה
- תרומה משמעותית לקולגות של אותו עובד
באופן עקרוני – כל מקרה שאתם רואים לנכון יכול להוות רקע להענקת מכתב הערכה לאחד העובדים או העובדות שלכם.
לאילו עובדים ניתן להעניק מכתבי הערכה?
תוכלו להעניק מכתב הערכה לכל עובד ועובדת שאתם חשים שזכאים לכך. ישנם לא מעט מקרים בהם מעסיקים ובעלי עסקים מעניקים מכתבי הערכה גם לספקים חיצוניים איתם הם עובדים, מתוך רצון להראות להם שהם מעריכים את העבודה המשותפת שלהם ואת התרומה הגדולה שהם מעניקים למקום העבודה שלהם.
מהי חשיבות המכתב אצל העובד?
מעבר לתחושה הטובה שהמכתב יעניק לעובד, מכתב זה יכול לסייע לעובד בהמשך דרכו המקצועית. למשל, במקרה ואתם מעוניינים לקדם עובד מסוים בתוך מקום העבודה, תוכלו לקחת את המכתב הזה כאינדיקטור ולהעדיף לקדם את העובדים שכבר הצליחו להרוויח את האמון שלכם. יתרה מזאת, במקרה שבו דרכיכם נפרדות והוא יחפש מקום עבודה אחר, קיומו של מכתב הערכה יראה למראיינים כי מדובר בעובד רציני ומסור שכדאי להם לשכור את שירותיו.
מה כדאי שיופיע במכתב הערכה לעובד?
במידה והחלטתם לכתוב מכתב הערכה לאחד העובדים שלכם, מומלץ שתשדלו לוודא שהעובד יבין שמדובר במכתב רשמי מטעמכם. מהסיבה הזו, יש לשמור על מבנה פורמלי של מכתב רשמי מטעם מקום העבודה: ציינו את תאריך כתיבת המכתב, הקפידו לרשום כותרת ברורה ותצרפו את הלוגו שלכם בראש המכתב. בגוף המכתב תציינו את האירועים או את הפעולות של העובד שזיכו אותו בקבלת המכתב והשתדלו לסיים בנימה אופטימית שתעודד אותו להמשיך בעבודה הטובה.
האם קיומו של מכתב מסוג זה יכול להשפיע על תנאי ההעסקה/הפיטורין של העובד?
חשוב לדעת כי קיומו של מכתב הערכה שהוענק לעובד או עובדת לא יכול להשפיע על גובה פיצויי הפיטורים שהעובד יקבל במקרה של סיום העסקה או להוביל באופן ישיר לשיפור בתנאי ההעסקה שלו. ישנם לא מעט עובדים שחושבים שקבלת מכתב מסוג זה תוביל לשדרוג בתנאי העבודה או בונוס כספי, אך לא תמיד זהו המצב. לכן, בהענקת המכתב, חשוב שתבהירו לעובדים מה הן ההטבות הנלוות אליו, אם בכלל, ותבהירו לו שאין במכתב זה תיעוד משפטי או חוזי לשינוי תנאי העבודה שלו.
האם צריך לשמור תיעוד לקיומו של מכתב זה?
כמו כל מסמך רשמי שאתם מנפיקים במסגרת העבודה, מומלץ לשמור תיעוד ועותק של מכתב ההערכה שכתבתם לעובד מסוים. במידה וכתבתם והענקתם לעובד את מכתב ההערכה שלו, תדאגו לשמור העתק גם בתיק העובד שלו וגם במסמכים הפנימיים והרשמיים שלכם.